KabarLagi.com—Guna mendukung transformasi digital dan meningkatkan akuntabilitas tata kelola lembaga nirlaba di era Society 5.0, tim dosen dan mahasiswa Universitas Gunadarma sukses menyelenggarakan program Pengabdian kepada Masyarakat (Abdimas) pada periode ATA 2025/2026. Program yang mengusung judul “Program Digitalisasi Pengelolaan Inventaris Aset Melalui Aplikasi ASSET-SMISS Guna Efisiensi Pendataan dan Pengendalian Barang Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri” ini dilaksanakan di Kelurahan Pabuaran Mekar, Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor.
Kegiatan yang bergulir sejak Mei 2026 ini dipimpin oleh Ibu Dr. Stevani Adinda Nurul Huda, selaku Ketua Tim. Sebagai langkah kolaboratif yang holistik, program ini melibatkan tim pengusul dari berbagai latar belakang disiplin ilmu, yakni lintas jurusan Ekonomi Syariah, Akuntansi, Manajemen, dan Sistem Informasi. Sinergi multidisiplin ini turut diperkuat oleh delapan anggota pelaksana, yaitu Izzani Ulfi, Angga Putri Ekanova, Nur Azifah, Siti Aisyah, Cicilia Erly Istia, Ardhyan Herlambang, Riskayanto, dan Sutan Emir Hidayat.
Ketua Tim Pengabdian, Dr. Stevani Adinda Nurul Huda, mengungkapkan bahwa implementasi program ini didorong oleh urgensi penyelesaian kendala manajerial yang dialami mitra. Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri, yang menaungi institusi pendidikan non-formal Rumah Tahfidz Al-Aqso dan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD), membina sebanyak 209 santri tahfidz dan 16 anak didik PAUD. Selama ini, seluruh pendataan barang masih dicatat secara manual. Kondisi tersebut memicu berbagai kendala, seperti kesulitan membedakan status aset wakaf dan operasional rutin, tingginya risiko kehilangan rekam jejak inventaris saat terjadi pergantian pengurus, serta lambatnya penyusunan laporan pertanggungjawaban kepada donatur.
“Mengelola amanah umat, terutama barang wakaf dan hibah, membutuhkan standar transparansi dan akuntabilitas yang tinggi. Melalui inovasi aplikasi ASSET-SMIS (Asset Management Information System) berbasis cloud yang tim kami kembangkan, proses inventarisasi yang sebelumnya memakan waktu hingga berhari-hari kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit. Sistem ini mengubah manajemen manual menjadi berbasis data (data-driven decision making),” jelas Stevani.
Aplikasi ASSET-SMIS menghadirkan solusi terintegrasi lewat berbagai fitur unggulan. Setiap barang yang diinput ke dalam sistem akan diklasifikasikan secara otomatis sesuai status kepemilikannya dan dilabeli dengan “KTP Digital” berupa QR-Code fisik. Hanya dengan memindai QR-Code menggunakan kamera ponsel pintar (mobile scanner), pengurus dapat melakukan audit inventaris dan memantau mobilitas barang secara real-time. Selain itu, aplikasi ini dilengkapi fitur Predictive Maintenance dan Reminder Servis yang memberikan pengingat otomatis untuk perawatan aset elektronik vital seperti AC dan pompa air guna memperpanjang usia pakai barang dan menekan pemborosan biaya operasional.
Tidak hanya memberikan bantuan teknologi, tim Abdimas Universitas Gunadarma juga fokus pada penguatan kapasitas sumber daya manusia (capacity building). Melalui serangkaian workshop literasi digital intensif berkonsep learning by doing, sebanyak 11 staf dan pengurus yayasan berhasil dilatih hingga mencapai tingkat kelulusan kompetensi 100% dalam mengoperasikan sistem. Program ini juga mendampingi penyusunan dan pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Aset Digital resmi sebagai landasan hukum kerja yayasan ke depan.
Berdasarkan hasil evaluasi program, kehadiran ASSET-SMIS memberikan dampak nyata yang sangat terukur. Efisiensi waktu input data berhasil dipangkas drastis lebih dari 83%, yakni dari durasi awal 30–60 menit menjadi kurang dari 5 menit per unit barang, dengan tingkat akurasi verifikasi data digital mencapai 95%. Program ini juga sukses melakukan digitalisasi terhadap 85% populasi aset fisik prioritas yayasan, serta melompatkan tingkat kematangan manajemen (maturity level) tata kelola kelembagaan dari kondisi awal 20% menjadi 85%.
“Kami sangat bersyukur dan terbantu dengan kehadiran Tim Universitas Gunadarma. Aplikasi ASSET-SMIS dan pelatihan yang diberikan membuat kerja administrasi kami menjadi sangat cepat, tertib, dan transparan. Sekarang kami tidak khawatir lagi kehilangan data barang, dan laporan untuk para donatur pun bisa disajikan dengan sangat rapi dan akuntabel,” ungkap salah satu perwakilan pengurus Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri.
Melalui keberhasilan integrasi antara ilmu ekonomi syariah, akuntansi, manajemen, dan sistem informasi dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi ini, diharapkan Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri dapat terus berkembang menjadi lembaga pendidikan sosial keagamaan yang mandiri, profesional, dan berdaya saing tinggi dalam melayani umat secara berkelanjutan.